W dniach 6‒7 czerwca 2017 r. odbyło się IV Ogólnopolskie Seminarium Sekretarzy mające wieloletnią tradycję i cieszące się niesłabnącym uznaniem wśród uczestników. W wydarzeniu wzięli udział nie tylko sekretarze, ale również dyrektorzy generalni, dyrektorzy biur oraz przedstawiciele działów organizacyjnych, kadr, płac jednostek samorządowych, a także osoby odpowiedzialne za procesy informatyczne w urzędach, radcy prawni czy administratorzy bezpieczeństwa informacji.
Każdego roku sekretarze jednostek samorządu terytorialnego spotykają się w innych miejscach, gdzie wspólnie debatują i omawiają najważniejsze w danym momencie sprawy. Tegoroczna edycja odbyła się w Centrum Spotkania Kultur.
W trakcie seminarium debatowano nad szeregiem istotnych, z punktu widzenia nowoczesnej administracji, zagadnień takich jak:
- Skuteczne funkcjonowanie urzędu zgodnie z nowymi procedurami administracyjnymi.
- Planowanej nowelizacji KPA i związanych z tym zmian w sposobie działania i organizacji organów administracji
- Skuteczne prowadzenie mediacji oraz ugód administracyjnych
- Podpis elektroniczny jako narzędzie podejmowania decyzji przez organy administracji państwowej
- Cyberbezpieczeństwo a kontakt z mieszkańcami z wykorzystywaniem nowych technologii – zmiany prawne, audyty bezpieczeństwa informacji, praktyczne konsekwencje wdrożenia unijnego rozporządzenia w zakresie ochrony danych osobowych – jak przygotować urzędy do implementacji zmian prawnych, technicznych i organizacyjnych
- Era Smart urzędnika, czyli wpływ nowych technologii na jakość obsługi klienta i związanych z tym nowych kompetencji urzędnika aspekty technologiczne pracy urzędnika ‒ jakość nowoczesnych systemów obsługi klienta: elektronizacja postępowania, elektronizacja rozliczeń finansowych w urzędzie E-faktury, konieczność prowadzenia spraw przez Internet, kontakt z mieszkańcami przez systemy mobilne (sms-y, aplikacje)
- Jak przeprowadzić skuteczny nabór na stanowisko urzędnicze? – zmiany kadrowe urzędu w świetle zmieniających się przepisów
- Przenoszenie inteligentnych technologii na funkcjonowanie organów administracji – podniesienie efektywności działania jednostek
- Wykorzystanie nowoczesnych metod edukacyjnych (coaching, webinaria, e-learning) do podnoszenia kompetencji urzędników
- Rola sekretarza w budowaniu i zarządzaniu zespołami w urzędzie
- Obchody 700-lecia miasta Lublin
- Nowa era produktów i usług cyfrowych – trendy i innowacje w rozwoju infrastruktury technologicznej urzędu.
Budowanie i zarządzanie zespołami w urzędzie
Szczególnym zainteresowaniem cieszył się panel dyskusyjny „Budowanie i zarządzanie zespołami w urzędzie – rola sekretarza”, w którym uczestniczyli: Anna Augustyniak, sekretarz województwa lubelskiego, Andrzej Wojewódzki, sekretarz Miasta Lublin oraz Anna Wyroba, członek zarządu Polskie Centrum Badań i Certyfikacji.
Z perspektywy sekretarzy charakterystyczne dla ostatnich lat jest przywiązywanie coraz większej wagi do profesjonalizmu. Sekretarze podejmują wiele działań chcąc sprostać rosnącym w tym zakresie wymaganiom. Kieruje przede wszystkim przekonanie o konieczności zapewnienia niezakłóconego funkcjonowania sprawnej i efektywnej administracji samorządowej. Administracja samorządowa musi się zmieniać, musi stać się adekwatna do zachodzących w społeczeństwie zmian. Musi stać się nowoczesna i być nowocześnie zarządzana. Co to dla sekretarzy – urzędników oznacza?
To przede wszystkim: profesjonalne zarządzanie organizacją publiczną, doskonalenie umiejętności planowania i zarządzania strategicznego w samorządach, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania zasobami ludzkimi, podnoszenie poziomu świadczonych usług publicznych, doskonalenie struktur organizacyjnych oraz procedur działania administracji samorządowej, budowanie profesjonalnego systemu komunikacji ze społecznością lokalną, klientami, z organizacjami społecznymi (pozarządowymi), przedsiębiorcami – lokalnym biznesem, a także kształtowanie odpowiedniego wizerunku (działania PR). – Jedną z podstawowych metod jest komunikacja, polegająca na zawierzeniu sobie nawzajem (…) nawet można określić to mianem relacji „partnerskich”. Cały potencjał w urzędzie to ludzie. Na pewno trzeba być autorytetem (…) Do nas należy stworzenie im warunków, czyli zabezpieczenie wszystkich potrzeb, które będą niezbędne do realizacji zadań (…) Nie tylko nakazywać, przekazywać komunikaty, ale przede wszystkim słuchać drugiej strony. – mówiła Anna Augustyniak, sekretarz województwa lubelskiego.
Lubelskie jako region inspiracji turystycznej, kulturalnej i artystycznej
Tegoroczna edycja nie bez powodu została zorganizowana w Lublinie, stolicy regionu pełnego inspiracji. Lublin od dawna cieszy się renomą miasta wyjątkowo nasyconego kulturą, stanowiąc jeden z najciekawszych punktów na krajowej mapie imprez i wydarzeń. Rosnąca z roku na rok liczba odwiedzających dowodzi skuteczności pozycjonowania miasta jako miejsca inspiracji i doświadczeń – atrakcyjnej destynacji turystyki weekendowej, a w ostatnim czasie przede wszystkim – biznesowej.
Obradom towarzyszyły ciekawe wystawy, a także znakomite doznania artystyczne oraz integracyjne, które pozwoliły uczestnikom „posmakować lubelskie”, a atrakcje przybliżyły magiczny klimat województwa lubelskiego i jego stolicy Lublina. Wieczór integracyjny uświetnił koncert Olgi Barej & Trio oraz doskonała regionalna kuchnia.
Organizatorem wydarzenia była Międzykomunalna Spółka Akcyjna MUNICIPIUM – wydawca Pisma Samorządu Terytorialnego Wspólnota oraz Samorząd Województwa Lubelskiego. Patronat honorowy nad seminarium objął Marszałek Województwa Lubelskiego Sławomir Sosnowski oraz Ministerstwo Cyfryzacji.
Oficjalny portal województwa lubelskiego prowadzony przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego